Lean voor thuis 6: Verhuizen

Nederlanders verhuizen gemiddeld zeven keer in hun leven. Dat is dus gemiddeld één keer in de tien jaar. Het verhuizen is een stevige tijdsinvestering en dus voldoende reden om het Lean aan te pakken. Hieronder een aantal Lean suggesties om mee te nemen als je gaat verhuizen.

 

1.      Optimalisatie van de totale tijdsbesteding
Het inpakken, verhuizen en uitpakken kost tijd, maar hoe kan deze geminimaliseerd worden? Belangrijkste is om te beseffen dat je keuzes moet maken. Je kunt snel alles inpakken, maar dan kost het uitpakken veel tijd. Ook kun je kiezen voor kleine dozen, maar dan moet je vaak lopen tijdens het verhuizen. Slim inpakken is alles wat uiteindelijk bij elkaar uitgepakt moet worden om dat bij elkaar in een doos te doen. Op de doos kun je zetten waar het naartoe moet. Je loopt daarmee ook minder risico dat je moet gaan zoeken in welke doos wat zit, mocht je alles niet direct kunnen uitpakken.

2.      Minder verhuisstress door te plannen
Verhuizen levert hoe dan ook stress op. Naast het psychologische effect is de onzekerheid of alles goed gaat een belangrijke factor voor stress. Met een goede planning kan dit verminderd worden. Begin tijdig en zorg voor een aantal dagen ruimte in planning mocht het toch uitlopen. Geef tijdig je verhuizing door bij de verhuisservice van Post NL, en je telecomoperator!

3.      Timing
Spullen die je minder vaak nodig hebt, kun je als eerste inpakken. Als je te vroeg begint, dan kom je er misschien achter dat je al spullen hebt ingepakt die je toch nog nodig hebt. Ook bij het uitpakken kun je waarschijnlijk een verdeling maken welke dozen je als eerste moet uitpakken en welke later. Het kan nuttig zijn om alle dozen die als eerste of juist als laatste uitgepakt kunnen worden apart te houden of ook een codering mee te geven. Een andere tip kan zijn om de dozen juist in 1 kamer op te slaan, zodat je steeds vanuit die kamer de dozen pakt. Je kunt dan in je eigen tempo uitpakken, terwijl het huis overzichtelijk blijft.

4.      Afval verhuizen is verspilling
Alle spullen die je toch niet meer nodig hebt, kun je het beste achterlaten of weggooien. Alles wat je wel verhuist maar toch niet meer gebruikt is verspilling. Verhuizen is ook een mooie kans om weer eens goed op te ruimen. In de periode voor het verhuizen kun je per kamer de gelegenheid nemen om te bepalen wat je echt nog nodig hebt. Het is  ook handig om de afmetingen van de nieuwe woning te kennen, zodat je weet welke spullen je kunt plaatsen.

5.      Pas op breekbaar!
Het zou zonde zijn als je spullen kapot gaan tijdens het verhuizen. Kleine spullen kun je zelf al eerder verhuizen of bijvoorbeeld in een aparte auto meenemen, zodat je de risico’s vermindert dat het kapot gaat. Je kunt natuurlijk alle breekbare spullen extra inpakken of vulmateriaal gebruiken, maar dat kost wel extra tijd.

6.      Loont demontage?
Meestal kunnen bedden, kasten, bureaus uit elkaar gehaald worden. Het voordeel is dat de losse delen makkelijker te vervoeren zijn. De afweging wat gedemonteerd moet worden, hangt af van volume vervoersmiddel, grote ramen of deuren, gewicht, rijafstand en kans op schade.

 

7.      De juiste hulp organiseren
Het aantal mensen dat helpt en welke mensen helpen is een belangrijke keuze. Voor het verhuizen van grote en zware spullen is het handig om sterke mannen te hebben. Voor het in- en uitpakken is enige accuratesse welkom. Op de dag van de fysieke verhuizing maken veel handen licht werk. Zo hadden we voldoende mensen om een keten te maken van 10 mensen om zo alle spullen van de zolder tot in de verhuisauto te zetten. Juist op trappen kun je lastig passeren en door een keten te maken ontstaat flow. Voordeel is dat ook de belading van de auto gestructureerd kon plaatsvinden door de ervaren verhuizer.

8.      Bepaal de optimale loop- en rijroute
Met name tijdens het verhuizen loont het om te bepalen wat de optimale loop- en rijroute is. Het hoeft niet perse de kortste route te zijn. Soms is het handiger om juist iets verder te lopen, waardoor je wel makkelijker kunt lopen. Het kan bijvoorbeeld ook lonen om tijdelijk een hek eruit te halen, of het hang- en sluitwerk van ramen eraf te halen zodat die ramen gebruikt kunnen worden om dozen door te geven. Bepaal deze looproute voorafgaand en bereid deze voor, zodat de verhuizers door kunnen. Voorkom bijvoorbeeld dat andere auto’s de optimale rijroute kunnen belemmeren door een afzet lint of parkeer een andere auto die je later verzet als de verhuisauto komt.

9.      Reserveer tijdig het juiste materiaal en gereedschap
Met name voor het fysieke vervoer is het aan te bevelen om passende vervoersmiddelen en hulpmiddelen in te zetten. Meestal is een grote verhuisauto aan te bevelen omdat daar de grote spullen makkelijk in geplaatst kunnen worden. Zo kan het in bovenwoningen handig zijn om een lift te huren.

10.   Efficiëntie in nieuwe woonomgeving
Misschien niet het eerste waar je aan denkt, maar voordat je fysiek gaat verhuizen is het handig om alvast na te denken hoe je het in de nieuwe omgeving wilt organiseren. We noemen dit Design for Lean. Je denkt per ruimte of per proces na hoe het moet gaan werken. Hoe concreter je dit kunt bepalen, des te beter weet je ook wat je wilt meenemen, en waar je welke spullen wilt uitpakken. Deze keuzes moet je bij het inpakken en etiketteren van de dozen al maken.

 

 

Tot slot: Kies de structuur die bij je past!
Iedereen zal zelf moeten beslissen of je zelf verhuist of je laat ondersteunen door een verhuizer. Juist het in- en uitpakken zijn mooie momenten om van te genieten. Je neemt daarmee zelf afscheid van de oude locatie en maakt kennis met nieuwe locatie. Efficiëntie is misschien niet de belangrijkste bijdrage aan je gevoel van geluk!

Lean = eenvoudig

Je hoort en leest heel veel over Lean. Laatst las ik een artikel waarom Lean zo moeilijk is. De implementatie duurt meestal jaren en niet iedereen kan het geleerde in praktijk brengen. Dit prikkelde me, omdat ik in trainingen juist aangeef dat Lean eenvoudig is. Waarom is Lean eenvoudig?

1.      Iedereen kan Lean en Six Sigma leren
Tijdens Lean trainingen begin ik met de stelling dat iedereen het kan leren. Natuurlijk zijn er wel basisvereisten hoe snel je het kunt leren afhankelijk van je eerdere scholing en ervaring die je hebt opgedaan. Lean is een methode die iedereen kan leren, omdat het eenvoudige concepten zijn die concreet in de alledaagse praktijk toegepast kunnen worden. De basis is om verspillingen te leren zien. Six Sigma vraagt daarentegen wel meer projectmanagement vaardigheden en wiskundige vaardigheden en interesse, maar is ook niet ingewikkeld om te leren. De uitdaging is zoals met veel meer methoden om het toe te passen.

2.      Iedereen kan zich een Lean houding aannemen
Lean is continu verbeteren. Niet iedereen heeft een gelijke dosis zelfreflectie en veranderbereidheid meegekregen, maar toch gaat ieder mens mee in de maatschappelijke veranderingen. Iedereen kan het dus privé, dus dan moeten zij het ook in organisaties kunnen. Niet voor niets wordt tegen kinderen gezegd: ‘proberen is leren’. Zo geldt het ook met Lean. Door Lean te denken, wordt je nog meer bewust welke processen of situaties om verandering vragen.

3.      Iedereen kan Lean werken
Een van de klassieke fouten is om Lean en Six Sigma te zien als een methoden die alleen voor ervaren mensen bestemd is. Juist de kracht van een organisatie, die met Lean werkt, is dat iedereen Lean kan werken. Er is natuurlijk wel enige bewustwording nodig, maar iedereen kan met enige instructie bijv. aan de slag met een dagstart of meedoen aan een Value stream of een Kaizen workshop. Misschien zijn de begrippen dan nieuw, maar iedereen kan meedoen om processen in kaart te brengen of meedenken om de grondoorzaken van een probleem te vinden.

4.      Iedereen kan een ander stimuleren ook Lean te werken
Als je eenmaal Lean werkt, dan stimuleer je je omgeving onbewust ook Lean te werken. Anderen waarmee je samenwerkt, zullen je aanpak waarderen en daar in meegaan. In praktijk zie je dat mensen al snel in staat zijn anderen het uit te leggen.

 

Niet ingewikkeld, maar het kost wel enige moeite en tijd
Natuurlijk kent Lean-werken uitdagingen. Meestal kost het volledig onder de knie krijgen van de Lean werkwijze enkele jaren. Je leert het in stappen.

Als je als definitie van eenvoud neemt dat het ‘niet ingewikkeld’ is, dan klopt dat prima voor Lean. Echter als je de definitie ‘waar je weinig moeite voor hoeft te doen’ gebruikt, dan is het wat mij betreft prima te doen, maar het zal zeker enige moeite kosten. De ervaring bouw je in stappen op en iedere keer ontdek je dat er weer meer te leren en te verbeteren valt. We noemen dit ook wel het internaliseren, of anders gezegd, het jezelf eigen maken.

Lean voor thuis 5: Poka Yoke (ポカヨケ)

Lean wordt vaak gezien als het oplossen van problemen. Juist het voorkomen van problemen is onderdeel van de methode. Een van de mooiste, en in ieder geval het mooist klinkende Lean-tool is Poka Yoke.

In het huis zijn er talloze voorbeelden van Poka Yoke, zoals bijvoorbeeld:

• Het meeste genoemde voorbeeld is de SIM kaart van de telefoon die een schuine kant heeft, zodat je weet hoe die erin moet.
• De wasmachine gaat niet aan als de deur niet goed gesloten is.
• In natte ruimtes zoals keuken, schuur en badkamer zijn stopcontacten altijd voorzien van randaarde om onveilige situaties te voorkomen.
• De deurstopper zorgt ervoor dat een openslaande deur nergens tegenaan komt.
• De garde van de staafmixer en de houders van de Senseo kunnen er maar op 1 manier in.
• De thermostaatkraan zorgt altijd voor de juiste temperatuur in de douche of het bad.
• Als je teveel elektrische apparaten aansluit op dezelfde groep, dan slaat de aardlekschakelaar uit en voorkomt dat kabels overbelast worden.
• Als je aanwent om na gebruik van warm water uit een mengkraan altijd nog wat koud water te nemen, wordt voorkomen dat iemand per ongeluk zich verbrand aan warm water.
• Een deurdranger zorgt ervoor dat de deur dichtvalt en niet kapot kan slaan door de wind.
• De tablets hebben opladers met het juiste voltage en dat zijn de enige opladers die erin passen.

Poka Yoke is een Japanse term die werd geïntroduceerd door ingenieur Shigeo Shingo als deel van het Zero Quality Control van het Toyota Production System (de basis van Lean). Aanvankelijk werd het Baka Yoke (fool proofing) genoemd, maar later is het Poka Yoke (mistake proofing) genoemd. Een poka is ‘een onbedoelde fout’ en yoke is 'voorkómen'. Het is een methode om een productieproces zodanig in te richten dat het onmogelijk wordt om fouten te maken.

Poka Yoke heeft een aantal voordelen:

1. Het maakt het onmogelijk om fouten te maken. Zorgt ervoor dat het in 1 keer goed gaat.
2. Het voorkomt dure controles, die bovendien achteraf gedaan worden. Poka Yoke voorkomt dat het überhaupt verkeerd kan gaan.
3. De kwaliteit van de output van het proces wordt hoger en is bovendien stabiel. 
4. Het zorgt voor een vereenvoudiging van de werkwijze, waardoor ook minder training of instructie nodig is.

Tot slot: Kies de structuur die bij je past!

Poka Yoke moet je vooral toepassen bij handelingen die regelmatig misgaan of handelingen waarbij de impact van een fout erg groot is. Dan loont het om na te denken hoe voorkomen kan worden dat het misgaat.

Ieder gezin zal het proces en aanpak moeten kiezen die bij je past. Misschien is Poka Yoke iets dat je aanspreekt en meer wilt toepassen!