Lean op het werk 3: Lean plannen

Lean plannen blijf ik een bijzonder begrip vinden. In diverse bedrijfstakken wordt met Lean plannen bedoeld het überhaupt plannen, maar dan wel zo concreet dat het voor een ieder duidelijk is wat er moet gaan gebeuren. Meestal zijn er algemene project- of maandplanningen, maar het Lean plannen is dan het daadwerkelijk operationeel plannen zodat duidelijk is wat er de komende dagen moet gebeuren.

Het Lean plannen kent een aantal kenmerken:

·       Plan uitloop
Meestal wordt er te positief gepland. Het is daarom nuttig om aan het einde een uitloop in te plannen zodat tegenvallers opgevangen kunnen worden. Dit betekent wel dat we zo realistisch mogelijk plannen en alle onzekerheid in de uitloop.

·       Plan iedere productie-eenheid
Vaak wordt gewerkt met 1 gezamenlijke planning. In een lean planning is voor iedere eenheid (of persoon) duidelijk wie wat doet.

·       Plan in kleinst mogelijke tijdseenheid
De meeste planningen zijn grof opgezet en geven de grote lijn weer. Een lean planning plant op kleine tijdseenheden. Meestal is het lean plannen juist in meer detail. Het is heel nuttig een niveau te gedetailleerd te plannen om het een niveau hoger bestuurbaar te houden.

·       Spreek het regelmatig met elkaar door
Meestal worden projectplannen eenmalig doorgesproken, maar in lean werken is het een planning die continue centraal staat om te volgen en bij te stellen.

Naast een lean plannen van projecten of reguliere groepsactiviteiten, kun je ook in je individuele planning elementen meenemen:

·       Plan alle activiteiten
Plan ook alle losse vragen en werkblokken. Voordeel is dat je terug kunt zien of je begrote tijd ook werkelijkheid wordt. Daarnaast houd je overzicht en kun je later terugzien waar de tijd aan opgegaan is.

·       Begin bij het resultaat
Regelmatig wordt je gevraagd iets op te pakken of een vergadering te accepteren. Het is belangrijk dat duidelijk is wat er bereikt dient te worden, want anders gaat er tijd verloren om te bepalen wat er moet gebeuren. 

·       Bepaal een gewenste tijdsverdeling
De waan van de dag is meestal dominant. Het is daarom aan te bevelen om je tijd in blokken te verdelen, zodat je een goede balans hebt om aan alle verwachtingen te kunnen voldoen. Als je bijvoorbeeld adhoc zaken moet oppakken, plan daar dan tijd voor. Als je bijvoorbeeld op meerdere locaties werkt, plan dan alle afspraken op die locatie op een specifieke dag.

·       Visualiseer je planning
Alleen al door je planning op te hangen en met kleuren te werken, zie je direct waar je staat.

 

Tot slot: Kies de structuur die bij je past!
Vanzelfsprekend mag iedereen zijn eigen manier van plannen bepalen. Ik hoop dat je als lezer er concrete punten hebt gelezen waar je iets mee kunt. Mocht je feedback en tips hebben, laat ze dan zeker weten!

 

Lean op het werk 2: Lean prioriteiten stellen

Prioriteiten stellen is een belangrijke vaardigheid in arbeidsprocessen en bepalen in grote mate de effectiviteit van organisaties. Niet alleen in teams, maar ook individueel. Er zijn meer activiteiten op te pakken dan dat er capaciteit en financiële middelen is, dus er zullen prioriteiten gesteld moeten worden.

Het is heel menselijk om meer op te pakken dan mogelijk is
Veel organisaties pakken meer activiteiten op dan mogelijk is. Het gevolg is dat zaken niet binnen de afgesproken tijdslijnen conform kwaliteitsvereisten afgerond wordt. Prioriteiten stellen helpt dus zeker om juist wel kwaliteit binnen de afgesproken tijdslijn op te leveren. Waarom worstelen we hiermee is onder andere, omdat:

-          we niet stil willen zitten en resultaten willen boeken

-          we taken blijven uitvoeren omdat we vasthouden aan oude gewoonten en die niet ter discussie stellen

-          we ook acties opstarten waarvoor we anderen nodig hebben

-          we lastig nee kunnen zeggen en het besluit nemen om het niet te doen

 

Kan iedereen ‘zelfstandig’ de juiste prioriteiten stellen?
Uitgangspunt van Lean werken is dat iedereen inderdaad in staat is zelfstandig prioriteiten te stellen op basis van de gestelde visie. Die visie moet dus voor iedereen duidelijk zijn. Natuurlijk zijn er afwegingen en keuzes te maken, maar dan worden deze als hulpvragen ingebracht, vervolgens afgewogen en besloten. Essentieel dat iedereen dus een klankbord heeft om de prioriteiten te kunnen inbrengen, af te wegen en te besluiten.

Dit klinkt eenvoudig, maar regelmatig loopt dit nogal eens anders:

-          Keuzes en dilemma’s worden niet bewust ervaren en worden niet zichtbaar gemaakt

-          De consequenties van prioriteitstelling worden niet voorbereid en uitgewerkt

-          Er wordt op symptomen gestuurd in plaats van grondoorzaken

-          Verbeteracties hebben geen bijdrage voor de klant

Hoe kun je Lean prioriteiten stellen?
Prioriteiten stel je op verschillende niveaus. Op jaarbasis worden vaak vanuit een business plan jaartargets gesteld. Ook hier is het stellen van hulpvragen erg belangrijk. Dit wordt ook wel ‘catchball’ genoemd. Om effectief te kunnen zijn is het juist belangrijk om ook op kwartaal, maand en week niveau de juiste prioriteiten te kiezen. Hieronder een aantal praktische handvatten bij het stellen van prioriteiten:

·       Wordt de klant er werkelijk beter van?
Veel aandacht wordt verkeerd aangewend. De uitdaging is bij alles wat je doet, te bepalen of de klant er wel beter van wordt. Maak dit concreet.

·       Grondoorzaken versus symptomen
Alle tijd die je besteed aan symptomen kunnen wellicht op korte termijn solaas bieden, maar om op langere termijn duurzame verbeteringen te realiseren, zal je de grondoorzaken moeten vinden.

·       Prioriteit versus urgentie
Om adequaat prioriteiten te kunnen stellen is het belangrijk om het eerst los te trekken van urgentie. Als het urgent is, doe het dan direct. Prioriteiten stellen kost tijd omdat je aan de hand van criteria informatie wilt verzamelen en deze kunnen beoordelen en interpreteren.

·       Hypes versus trends
Juist om zowel urgentie als de criteria goed te kunnen interpreteren is het belangrijk hypes van trends te ontwarren. Welke feiten liggen immers ten grondslag aan de urgentie en de criteria?

·       Onder druk wordt alles vloeibaar
Sommigen onderwerpen of acties komen pas te resultaat als het echt nodig is of als er kennelijk momentum voor is. Momentum ontstaat op het moment dat het effect van de actie in voldoende mate urgentie en prioriteit heeft. Soms is het ook een logische volgorde der dingen.

Prioriteiten stellen in het dagelijks werk
Ook op het dagelijks niveau is het belangrijk om iedere dag weer de juiste prioriteiten te kiezen. Dagelijkse en wekelijkse stand-ups helpen om met elkaar focus te hebben en de juiste prioriteiten te kiezen.

Daarnaast kun je bij iedere nieuwe taak de vraag stellen:  Waarom, moet ik dit nu doen? Je kunt de zin dan herhalen met iedere keer de klemtoon op een ander woord:
Waarom, moet ik dit nu doen?
Waarom, moet ik dit nu doen?
Waarom, moet ik dit nu doen?
Waarom, moet ik dit nu doen?
Waarom, moet ik dit nu doen?

Tot slot: Kies de structuur die bij je past!
Vanzelfsprekend mag iedereen een andere opvatting hebben. Ik hoop dat je als lezer er concrete punten hebt gelezen waar je iets mee kunt. Mocht je feedback en tips hebben hoe je praktisch prioriteiten kunt stellen, laat ze dan zeker weten!

 

 

 

 

 

 

Reeks Lean voor thuis

Afgelopen jaar schreef ik diverse blogs in het thema Lean voor thuis. Ik ben ermee gestart omdat ik tijdens een Lean training diverse vragen kreeg of ik ook tips voor thuis had.

Dat heeft geleid tot onderstaande reeks met blogs:

1. Lean kleding sorteren
2. Lean boodschappen doen
3. Lean probleemoplossing
4. Lean koffie zetten
5. Lean problemen voorkomen met Poka Yoke (ポカヨケ)
6. Lean verhuizen
7. Wet van Parkinson (niet te verwarren met de ziekte)
8. Het studentensyndroom
9. Lean lichaamsgewicht
10. Top 10 verspillers
11. Oei, de OCAP moet de kast weer uit

Welke onderwerpen zijn nog meer behulpzaam om thuis aan te pakken en met elkaar te delen? Wat zijn leuke thema's die ons helpen meer tijd te besteden aan dingen die ertoe doen?

Lean op het werk 1: Lean werkdruk

Werkdruk is belangrijk om te kunnen presteren. Teveel of te hoge werkdruk natuurlijk niet. Als je te weinig te doen hebt, dan zal je niet in flow werken en minder gemotiveerd zijn je werk te doen. Juist een scherp gedefinieerd en uitdagend werkpakket zal je motivatie geven. Een Lean werkdruk is de juiste werkdruk om kwaliteit te leveren voor de betreffende taak. Vaak wordt ook wel flow genoemd. Zeg de juiste druk om juiste focus te hebben en voldoende tijd om ook kwaliteit te leveren.

Om Lean te kunnen werken, plan je tijd in om verbeteringen te kunnen realiseren en proactief te kunnen zijn. Werkdruk is nodig om focus te hebben en om verbetermogelijkheden zichtbaar te maken. Stel je wil een project een week eerder gereed hebben, wat is daar dan voor nodig? Het kan nuttig zijn je regelmatig zo’n vraag te stellen om verbetermogelijkheden te vinden.

 

Teveel werkdruk blokkeert verandering. Wat kun je doen om een optimale werkdruk te hebben?
Veranderen begint al met beeldvorming en definitie. Juist werkdruk is voor een ieder anders, en verschilt ook per type taak. Hoe iemand de werkdruk ervaart, hangt van diverse factoren af. Doe een analyse van je werksituatie op basis van onderstaande factoren kun je de werkdruk optimaliseren:

·       Jouw functie
Juist de functie en de werkprocessen zijn een bron van werkdruk. Onduidelijkheid in verantwoordelijkheden, de beschikbare tijd voor een taak en duidelijkheid over kwaliteitsvereisten zijn een aantal voorbeelden die teveel werkdruk kunnen geven. Ook aspecten als kwaliteit van planning, structuur in het werk en mandaat zijn factoren die werkdruk bepalen.

·       Jouw werkomstandigheden
De omstandigheden waar binnen het werk uitgevoerd wordt, zoals veeleisende klanten, baanzekerheid, flexibiliteit in tijden, kwaliteit van leidinggevende en samenwerking met collega’s.

·       Jij als persoon
Belangrijke individuele vaardigheden zijn: perfectionisme, ambitie, verantwoordelijkheidsgevoel, assertiviteit, mentale belasting, oog voor details, ruimte om besluiten te nemen. Als je teveel werkdruk ervaart, dan zijn dit vaardigheden om aan te werken.

·       Jouw taak
Per taak kun je keuzes maken hoe deze aan te pakken. Door goed te plannen en het werk voor te bereiden kun je timeboxen en het ineens goed uit te voeren. In de voorbereiding zit ook het definiëren van het doel en het bepalen van de aanpak en werkwijze. Door het in kleine stukken te knippen, krijg je snel te zien of het effectief is.

Wat kun je met elkaar doen aan werkdruk?
Zowel qua perceptie van werkdruk als met de feitelijke werkdruk kun je elkaar enorm helpen. Tijdens dag- en weekstarts kun je elkaar helpen om balans te houden en het werk optimaal te verdelen en bij te sturen. Sommigen nemen juist veel te veel verantwoordelijkheid en pakken teveel taken op. Ze blijven werkzaamheden uitvoeren zonder af en toe zich af te vragen of het wel de juiste actie of aanpak is. Andere kunnen uitgedaagd worden om iets extra’s op te pakken.

Tot slot: Kies de structuur die bij je past!
Vanzelfsprekend mag iedereen een andere opvatting hebben. Zeker rondom werkdruk is het wel uitermate serieus om tijdig keuzes te maken. Zeker collega’s jonger dan 28 jaar en ouder dan 40 lopen extra risico’s. Zeker als je richting wil geven aan je werk, dan maak je een deel van je tijd vrij om aan verbeteringen te werken. Ik hoop dat je als lezer er concrete punten hebt gelezen waar je iets mee kunt. Mocht je feedback en tips hebben, laat ze dan zeker weten!

 

Lean voor thuis 10: Top 10 verspillers

Wanneer is een taak wel of geen verspilling? Je zou kunnen zeggen alle tijd die je verspilt met zaken waar jezelf eigenlijk geen tijd aan wilt besteden. De tijd die je stopt in taken die geen waarde voor je toevoegt, is verspilling. Natuurlijk kun je een hobby van die bezigheden maken of je ontspanning erin zoeken, maar is het daadwerkelijk hetgeen je tijd aan wilt besteden? Het vraagt om soms wat radicaler te denken en het ter discussie te stellen.

De meest praktische aanpak is om even na te gaan waar de meeste tijd aan besteed wordt en vast te stellen of het wel of geen waarde voor je toevoegt. Je kunt de taken dan verdelen naar een drietal categorieën:

1.      gewenste tijdbesteding is, de zogenaamde value add, is prima

2.      taken die geen waarde toevoegen en die je toch moet doen, kun je bedenken of je het kunt verrijken of tijd kunt beperken

3.     taken die geen waarde toevoegen en die je eigenlijk echt verspilling zijn, kun je bedenken of je ermee kunt stoppen, kun je iemand anders vragen of kun je automatisch laten doen zoals bijvoorbeeld met een robot grasmaaier of robot stofzuiger.

Ik dacht zelf ook maar zo’n lijstje te maken met taken die geen waarde toevoegen, om te zien wat ik er nog aan kan doen om de tijd te verminderen of juist meer waarde uit te halen.

Taak die veel tijd kost en geen waarde toevoegt	Verbeteractie
·         Huis opruimen en poetsen	·         Afspraak maken dat iedereen zijn/haar eigen spullen opruimt ·         Hulp in de huishouding overwegen ·         Robot stofzuiger aanschaffen
·         Boodschappen	·       De kinderen pakken zelf diverse levensmiddelen waardoor we eerder klaar zijn en zij eigenschap nemen in wat op bord of brood komt ·       Eerder op de dag of juist om 12:00 omdat het dan minder druk in de winkel is
·         Eten koken	·        Aantal dagen maaltijden selecteren die met minimale bereidingstijd bereid kunnen worden
·        De was opruimen, wassen, strijken en opruimen	·         De kinderen vragen zelf de schone was terug te leggen
·       Wegbrengen van de kinderen naar sport	·         Carpoolen met andere ouders
·         Cadeaus voor feestjes kopen	·         Kinderen zelf cadeaus laten kopen voor kinderfeestjes ·         Meer gezamenlijke cadeaus voor verjaardagen kopen
·         Tuinieren	·         Robot maaier aanschaffen
·         Folders uitzoeken	·         Folders regelmatig direct weggooien
·         Grote en kleine klusjes	·         Mijn vader vragen

We zijn juist op zoek naar verbeteracties die je direct kunt doen en veel effect hebben. Door regelmatig op zoek te gaan naar verbeterpotentieel, worden de ideeën steeds beter. Een goede voedingsbodem voor verbeteringen scheppen wordt in het Japans ‘nemawashi’ genoemd. Je moet natuurlijk wel lef hebben om het te veranderen. Maak het daarom niet te groot en probeer gewoon uit of het je helpt. Als het experiment slaagt, heb je er voordeel van en als het niet werkt ben je weer een ervaring rijker.

Mocht je verder willen gaan, weet dan dat er allerlei verschillende typen verspillingen zijn. Verspilling is eenvoudig te herkennen, want je irriteert je er meestal aan. Voorbeelden zijn  wachten in de wachtrij voor een kassa, onnodig heen en weer moeten lopen, zoeken naar sleutels. Hieronder zie je de verschillende soorten verspillingen. 

Tot slot: Kies de structuur die bij je past!
Vanzelfsprekend is het iedereen vrij om het leven te leven dat hij of zij wil. Sommigen blijven met een botte bijl hakken en zijn er erg druk mee. Dan is het zeker handig om toch af en toe erover na te denken of het niet anders kan. Het nadeel van te vaak naar verspillingen kijken, is dat je het steeds vaker ziet als er verspilt wordt. Zorg er dus voor dat het niet doorslaat en dat er voldoende aandacht gaat naar wat je wel aandacht wilt geven. Vast en zeker dat bewuste keuzes hierin een bijdrage leveren aan je gevoel van geluk!

Lean voor thuis 11: Oei, de OCAP moet weer uit de kast

Vorig jaar schreef ik een blog over Lean lichaamsgewicht en wat moet ik bekennen… ik was weer een aantal kilo’s aangekomen. Was er dan toch iets mis met mijn aanpak?

In Lean termen ontdekte ik ongeveer tien jaar geleden het 'Out of Control Action Plan' (OCAP) en moest daar direct weer aan denken. De methode OCAP is ontwikkeld in 1988 door Tom Bassett in een Philips-fabriek in the US. Het doel van Six sigma is om processen in control te houden binnen de regelgrenzen. Zeker in geval van machines of IT is dit goed vast te leggen, maar juist in processen met menselijke activiteiten een uitdaging.

Juist het inslijten van nieuw of gewijzigd gedrag is lastig en voor iedereen een uitdaging. Daarom is het zo krachtig om te definiëren wanneer het OCAP ingaat en wat je dan gaat doen. Voorbeeld is het op tijd inbellen in een dagstart, wat ook zo’n terugkerende uitdaging is. Stel je spreekt af om met elkaar op tijd te komen, dan verwaterd dat weer. Out-of-control geeft aan dat er echt wat moet gebeuren. Bijv. als een persoon meerdere keren te laat komt, of meerdere deelnemers te laten komen. Je zou dan bespreekbaar kunnen maken of de afspraak nog steeds door iedereen gedragen wordt of iemand het woord gegeven wat diegene doet om altijd op tijd te zijn. De één had een alert aangepast naar 5 minuten voorafgaand aan de dagstart en een ander had een timer op de mobiel tijdens werkdagen ingesteld.

Ik ging dus weer vaker op de weegschaal staan, en direct weer bewuster eten en meer kleinere porties. Na enkele dagen van analyse, bleek dat de waan van de dag weer actief was geweest en ik had te weinig structuur en focus om deze tegen te gaan. Er was dus meer focus en aandacht nodig in mijn dagpatroon. Gelukkig valt het reuze mee om de draad weer op te pakken.

Dit roept wel de vraag op of ik het OCAP anders moet formuleren of andere KPIs moet kiezen. Als ik eerlijk ben, wist mijn onderbewuste het al langer, maar was ik bewust niet op de weegschaal gaan staan. Ik had wederom weer een externe prikkel nodig om me dat te beseffen.

Juist die externe prikkel is dus belangrijk om te organiseren. Niet voor niks zijn in kwaliteitssystemen audits bedacht of een andere manier is steeds feedback van de klant blijven vragen. Ik houd me dus aanbevolen aan slimme tips die me wapenen om voldoende bij de les te blijven om tijdig te kunnen bijsturen voor het weer te laat is.

Tot slot: Kies de structuur die bij je past!
Het eerder kunnen bijsturen en jezelf bij de les houden, kun je dus doen met een OCAP die je steeds verder aanscherpt om in control te blijven. Vanzelfsprekend gun ik iedereen geluk en misschien gaat dit je te ver. Het staat je vrij om er eens zo over na te denken.

Lean & star wars

In de Star war films staan het verschil tussen goed en fout altijd centraal. Ook in episode VII Star wars: The Force Awakens worden de kijkers weer op de proef gesteld om het verschil tussen goed en fout vast te stellen. Van diverse personages wordt pas later duidelijk welke intenties zij hebben. Gelukkig wordt de kijker met de kleuren getipt.

Leadership
De innerlijke strubbeling om voor het goede of kwade te gaan, geeft inspiratie voor Lean leiderschap. De heerschappij van het kwaadaardige keizerrijk kan eenvoudig aan de macht blijven door vanuit één centraal punt alles te willen controleren. Er heerst een cultuur van angst en vermijdend gedrag. De weg van vrijheid vraagt om andere skills. De vrijheidsstrijders van de Republiek hebben een geloof en commitment om ten strijde te trekken. Zij moeten hun middelen erg goed kennen om het überhaupt te kunnen opnemen tegen het grote kwade.
Ook Lean leiderschap vraagt om andere skills dan klassiek leiderschap en in een Lean-organisatie wordt de kennis van de werkprocessen centraal gesteld en een omgeving gestimuleerd waar fouten gemaakt mogen worden. Juist het nemen van ownership voor de eigen werkprocessen en de support vanuit het management maakt het verschil.

Verschil tussen goed en kwaad
Een essentieel basisbeginsel in Lean denken en werken is het verschil tussen goed en fout. De basis hiervoor ligt zoals in vele Lean begrippen in de Toyota fabriek waar het mechanisme ‘zero defect, never pass a defect’ gebezigd werd. Uitgangspunt is dat er geen foutief product opgeleverd wordt aan de klant . Als je een fout product doorzet naar de volgende schakel in de keten dan lever je uiteindelijk geen kwaliteit en alle stappen die er nog aan een foutief product worden geleverd, zijn verspilling. Van iedere actie moet dus duidelijk zijn of die goed of fout is.

Ook in Star wars is het bepalen wat goed of fout is geen sinecure. Als jouw vader voor het kwade heeft gekozen, dan is het lastig om in een persoonlijke dialoog voor het goede te kiezen. Daarbij neemt het kwaad allerlei vormen en gedaanten aan, wat het nog lastiger maakt.

In productieomgevingen is het verschil tussen goed en fout regelmatig gestandaardiseerd. Mijn ervaring is dat juist in andere omgevingen het ook enorm krachtig is om te vragen of je in alles wat je voortbrengt zelf kan bepalen of het goed of fout is. Als je namelijk weet of iets goed is, dan ken je de eisen die de klant en de productieketen stelt aan jouw product.

Voorkomen van fouten
In het script van de star wars films zie je de spanning oplopen en waardoor de oorlogen ontstaan. Helaas kunnen deze dan niet voorkomen worden, wat je ook realiteit ziet worden in onze dagelijkse wereld.

Juist het voorkomen van fouten is waarvoor de Lean analyse tools ingezet worden. In productieomgevingen wordt de productie helemaal stilgelegd en de oorzaak of de impact weggenomen. Er wordt gezocht naar de elementen die ervoor zorgen dat het misgaat. Deze worden zo scherp mogelijk bepaalt en vervolgens met een experiment bepaalt of het daadwerkelijk een adequate tegenmaatregel is. Er kunnen immers weer nieuwe foutkansen ontstaan.

Ook in de star wars films wordt het kwade niet definitief verslagen en zal weer terug gaan komen. Het is daarom cruciaal dat de dialoog ook in de wereldvrede continu aandacht moet hebben om te voorkomen dat spanningen te hoog oplopen.

“May the Force be with you.”