Lean op het werk 1: Lean werkdruk

Werkdruk is belangrijk om te kunnen presteren. Teveel of te hoge werkdruk natuurlijk niet. Als je te weinig te doen hebt, dan zal je niet in flow werken en minder gemotiveerd zijn je werk te doen. Juist een scherp gedefinieerd en uitdagend werkpakket zal je motivatie geven. Een Lean werkdruk is de juiste werkdruk om kwaliteit te leveren voor de betreffende taak. Vaak wordt ook wel flow genoemd. Zeg de juiste druk om juiste focus te hebben en voldoende tijd om ook kwaliteit te leveren.

Om Lean te kunnen werken, plan je tijd in om verbeteringen te kunnen realiseren en proactief te kunnen zijn. Werkdruk is nodig om focus te hebben en om verbetermogelijkheden zichtbaar te maken. Stel je wil een project een week eerder gereed hebben, wat is daar dan voor nodig? Het kan nuttig zijn je regelmatig zo’n vraag te stellen om verbetermogelijkheden te vinden.

 

Teveel werkdruk blokkeert verandering. Wat kun je doen om een optimale werkdruk te hebben?
Veranderen begint al met beeldvorming en definitie. Juist werkdruk is voor een ieder anders, en verschilt ook per type taak. Hoe iemand de werkdruk ervaart, hangt van diverse factoren af. Doe een analyse van je werksituatie op basis van onderstaande factoren kun je de werkdruk optimaliseren:

·       Jouw functie
Juist de functie en de werkprocessen zijn een bron van werkdruk. Onduidelijkheid in verantwoordelijkheden, de beschikbare tijd voor een taak en duidelijkheid over kwaliteitsvereisten zijn een aantal voorbeelden die teveel werkdruk kunnen geven. Ook aspecten als kwaliteit van planning, structuur in het werk en mandaat zijn factoren die werkdruk bepalen.

·       Jouw werkomstandigheden
De omstandigheden waar binnen het werk uitgevoerd wordt, zoals veeleisende klanten, baanzekerheid, flexibiliteit in tijden, kwaliteit van leidinggevende en samenwerking met collega’s.

·       Jij als persoon
Belangrijke individuele vaardigheden zijn: perfectionisme, ambitie, verantwoordelijkheidsgevoel, assertiviteit, mentale belasting, oog voor details, ruimte om besluiten te nemen. Als je teveel werkdruk ervaart, dan zijn dit vaardigheden om aan te werken.

·       Jouw taak
Per taak kun je keuzes maken hoe deze aan te pakken. Door goed te plannen en het werk voor te bereiden kun je timeboxen en het ineens goed uit te voeren. In de voorbereiding zit ook het definiëren van het doel en het bepalen van de aanpak en werkwijze. Door het in kleine stukken te knippen, krijg je snel te zien of het effectief is.

Wat kun je met elkaar doen aan werkdruk?
Zowel qua perceptie van werkdruk als met de feitelijke werkdruk kun je elkaar enorm helpen. Tijdens dag- en weekstarts kun je elkaar helpen om balans te houden en het werk optimaal te verdelen en bij te sturen. Sommigen nemen juist veel te veel verantwoordelijkheid en pakken teveel taken op. Ze blijven werkzaamheden uitvoeren zonder af en toe zich af te vragen of het wel de juiste actie of aanpak is. Andere kunnen uitgedaagd worden om iets extra’s op te pakken.

Tot slot: Kies de structuur die bij je past!
Vanzelfsprekend mag iedereen een andere opvatting hebben. Zeker rondom werkdruk is het wel uitermate serieus om tijdig keuzes te maken. Zeker collega’s jonger dan 28 jaar en ouder dan 40 lopen extra risico’s. Zeker als je richting wil geven aan je werk, dan maak je een deel van je tijd vrij om aan verbeteringen te werken. Ik hoop dat je als lezer er concrete punten hebt gelezen waar je iets mee kunt. Mocht je feedback en tips hebben, laat ze dan zeker weten!