Lean op het werk 2: Lean prioriteiten stellen

Prioriteiten stellen is een belangrijke vaardigheid in arbeidsprocessen en bepalen in grote mate de effectiviteit van organisaties. Niet alleen in teams, maar ook individueel. Er zijn meer activiteiten op te pakken dan dat er capaciteit en financiële middelen is, dus er zullen prioriteiten gesteld moeten worden.

Het is heel menselijk om meer op te pakken dan mogelijk is
Veel organisaties pakken meer activiteiten op dan mogelijk is. Het gevolg is dat zaken niet binnen de afgesproken tijdslijnen conform kwaliteitsvereisten afgerond wordt. Prioriteiten stellen helpt dus zeker om juist wel kwaliteit binnen de afgesproken tijdslijn op te leveren. Waarom worstelen we hiermee is onder andere, omdat:

-          we niet stil willen zitten en resultaten willen boeken

-          we taken blijven uitvoeren omdat we vasthouden aan oude gewoonten en die niet ter discussie stellen

-          we ook acties opstarten waarvoor we anderen nodig hebben

-          we lastig nee kunnen zeggen en het besluit nemen om het niet te doen

 

Kan iedereen ‘zelfstandig’ de juiste prioriteiten stellen?
Uitgangspunt van Lean werken is dat iedereen inderdaad in staat is zelfstandig prioriteiten te stellen op basis van de gestelde visie. Die visie moet dus voor iedereen duidelijk zijn. Natuurlijk zijn er afwegingen en keuzes te maken, maar dan worden deze als hulpvragen ingebracht, vervolgens afgewogen en besloten. Essentieel dat iedereen dus een klankbord heeft om de prioriteiten te kunnen inbrengen, af te wegen en te besluiten.

Dit klinkt eenvoudig, maar regelmatig loopt dit nogal eens anders:

-          Keuzes en dilemma’s worden niet bewust ervaren en worden niet zichtbaar gemaakt

-          De consequenties van prioriteitstelling worden niet voorbereid en uitgewerkt

-          Er wordt op symptomen gestuurd in plaats van grondoorzaken

-          Verbeteracties hebben geen bijdrage voor de klant

Hoe kun je Lean prioriteiten stellen?
Prioriteiten stel je op verschillende niveaus. Op jaarbasis worden vaak vanuit een business plan jaartargets gesteld. Ook hier is het stellen van hulpvragen erg belangrijk. Dit wordt ook wel ‘catchball’ genoemd. Om effectief te kunnen zijn is het juist belangrijk om ook op kwartaal, maand en week niveau de juiste prioriteiten te kiezen. Hieronder een aantal praktische handvatten bij het stellen van prioriteiten:

·       Wordt de klant er werkelijk beter van?
Veel aandacht wordt verkeerd aangewend. De uitdaging is bij alles wat je doet, te bepalen of de klant er wel beter van wordt. Maak dit concreet.

·       Grondoorzaken versus symptomen
Alle tijd die je besteed aan symptomen kunnen wellicht op korte termijn solaas bieden, maar om op langere termijn duurzame verbeteringen te realiseren, zal je de grondoorzaken moeten vinden.

·       Prioriteit versus urgentie
Om adequaat prioriteiten te kunnen stellen is het belangrijk om het eerst los te trekken van urgentie. Als het urgent is, doe het dan direct. Prioriteiten stellen kost tijd omdat je aan de hand van criteria informatie wilt verzamelen en deze kunnen beoordelen en interpreteren.

·       Hypes versus trends
Juist om zowel urgentie als de criteria goed te kunnen interpreteren is het belangrijk hypes van trends te ontwarren. Welke feiten liggen immers ten grondslag aan de urgentie en de criteria?

·       Onder druk wordt alles vloeibaar
Sommigen onderwerpen of acties komen pas te resultaat als het echt nodig is of als er kennelijk momentum voor is. Momentum ontstaat op het moment dat het effect van de actie in voldoende mate urgentie en prioriteit heeft. Soms is het ook een logische volgorde der dingen.

Prioriteiten stellen in het dagelijks werk
Ook op het dagelijks niveau is het belangrijk om iedere dag weer de juiste prioriteiten te kiezen. Dagelijkse en wekelijkse stand-ups helpen om met elkaar focus te hebben en de juiste prioriteiten te kiezen.

Daarnaast kun je bij iedere nieuwe taak de vraag stellen:  Waarom, moet ik dit nu doen? Je kunt de zin dan herhalen met iedere keer de klemtoon op een ander woord:
Waarom, moet ik dit nu doen?
Waarom, moet ik dit nu doen?
Waarom, moet ik dit nu doen?
Waarom, moet ik dit nu doen?
Waarom, moet ik dit nu doen?

Tot slot: Kies de structuur die bij je past!
Vanzelfsprekend mag iedereen een andere opvatting hebben. Ik hoop dat je als lezer er concrete punten hebt gelezen waar je iets mee kunt. Mocht je feedback en tips hebben hoe je praktisch prioriteiten kunt stellen, laat ze dan zeker weten!