Lean op het werk 2: Lean prioriteiten stellen

Prioriteiten stellen is een belangrijke vaardigheid in arbeidsprocessen en bepalen in grote mate de effectiviteit van organisaties. Niet alleen in teams, maar ook individueel. Er zijn meer activiteiten op te pakken dan dat er capaciteit en financiële middelen is, dus er zullen prioriteiten gesteld moeten worden.

Het is heel menselijk om meer op te pakken dan mogelijk is
Veel organisaties pakken meer activiteiten op dan mogelijk is. Het gevolg is dat zaken niet binnen de afgesproken tijdslijnen conform kwaliteitsvereisten afgerond wordt. Prioriteiten stellen helpt dus zeker om juist wel kwaliteit binnen de afgesproken tijdslijn op te leveren. Waarom worstelen we hiermee is onder andere, omdat:

-          we niet stil willen zitten en resultaten willen boeken

-          we taken blijven uitvoeren omdat we vasthouden aan oude gewoonten en die niet ter discussie stellen

-          we ook acties opstarten waarvoor we anderen nodig hebben

-          we lastig nee kunnen zeggen en het besluit nemen om het niet te doen

 

Kan iedereen ‘zelfstandig’ de juiste prioriteiten stellen?
Uitgangspunt van Lean werken is dat iedereen inderdaad in staat is zelfstandig prioriteiten te stellen op basis van de gestelde visie. Die visie moet dus voor iedereen duidelijk zijn. Natuurlijk zijn er afwegingen en keuzes te maken, maar dan worden deze als hulpvragen ingebracht, vervolgens afgewogen en besloten. Essentieel dat iedereen dus een klankbord heeft om de prioriteiten te kunnen inbrengen, af te wegen en te besluiten.

Dit klinkt eenvoudig, maar regelmatig loopt dit nogal eens anders:

-          Keuzes en dilemma’s worden niet bewust ervaren en worden niet zichtbaar gemaakt

-          De consequenties van prioriteitstelling worden niet voorbereid en uitgewerkt

-          Er wordt op symptomen gestuurd in plaats van grondoorzaken

-          Verbeteracties hebben geen bijdrage voor de klant

Hoe kun je Lean prioriteiten stellen?
Prioriteiten stel je op verschillende niveaus. Op jaarbasis worden vaak vanuit een business plan jaartargets gesteld. Ook hier is het stellen van hulpvragen erg belangrijk. Dit wordt ook wel ‘catchball’ genoemd. Om effectief te kunnen zijn is het juist belangrijk om ook op kwartaal, maand en week niveau de juiste prioriteiten te kiezen. Hieronder een aantal praktische handvatten bij het stellen van prioriteiten:

·       Wordt de klant er werkelijk beter van?
Veel aandacht wordt verkeerd aangewend. De uitdaging is bij alles wat je doet, te bepalen of de klant er wel beter van wordt. Maak dit concreet.

·       Grondoorzaken versus symptomen
Alle tijd die je besteed aan symptomen kunnen wellicht op korte termijn solaas bieden, maar om op langere termijn duurzame verbeteringen te realiseren, zal je de grondoorzaken moeten vinden.

·       Prioriteit versus urgentie
Om adequaat prioriteiten te kunnen stellen is het belangrijk om het eerst los te trekken van urgentie. Als het urgent is, doe het dan direct. Prioriteiten stellen kost tijd omdat je aan de hand van criteria informatie wilt verzamelen en deze kunnen beoordelen en interpreteren.

·       Hypes versus trends
Juist om zowel urgentie als de criteria goed te kunnen interpreteren is het belangrijk hypes van trends te ontwarren. Welke feiten liggen immers ten grondslag aan de urgentie en de criteria?

·       Onder druk wordt alles vloeibaar
Sommigen onderwerpen of acties komen pas te resultaat als het echt nodig is of als er kennelijk momentum voor is. Momentum ontstaat op het moment dat het effect van de actie in voldoende mate urgentie en prioriteit heeft. Soms is het ook een logische volgorde der dingen.

Prioriteiten stellen in het dagelijks werk
Ook op het dagelijks niveau is het belangrijk om iedere dag weer de juiste prioriteiten te kiezen. Dagelijkse en wekelijkse stand-ups helpen om met elkaar focus te hebben en de juiste prioriteiten te kiezen.

Daarnaast kun je bij iedere nieuwe taak de vraag stellen:  Waarom, moet ik dit nu doen? Je kunt de zin dan herhalen met iedere keer de klemtoon op een ander woord:
Waarom, moet ik dit nu doen?
Waarom, moet ik dit nu doen?
Waarom, moet ik dit nu doen?
Waarom, moet ik dit nu doen?
Waarom, moet ik dit nu doen?

Tot slot: Kies de structuur die bij je past!
Vanzelfsprekend mag iedereen een andere opvatting hebben. Ik hoop dat je als lezer er concrete punten hebt gelezen waar je iets mee kunt. Mocht je feedback en tips hebben hoe je praktisch prioriteiten kunt stellen, laat ze dan zeker weten!

 

 

 

 

 

 

Reeks Lean voor thuis

Afgelopen jaar schreef ik diverse blogs in het thema Lean voor thuis. Ik ben ermee gestart omdat ik tijdens een Lean training diverse vragen kreeg of ik ook tips voor thuis had.

Dat heeft geleid tot onderstaande reeks met blogs:

1. Lean kleding sorteren
2. Lean boodschappen doen
3. Lean probleemoplossing
4. Lean koffie zetten
5. Lean problemen voorkomen met Poka Yoke (ポカヨケ)
6. Lean verhuizen
7. Wet van Parkinson (niet te verwarren met de ziekte)
8. Het studentensyndroom
9. Lean lichaamsgewicht
10. Top 10 verspillers
11. Oei, de OCAP moet de kast weer uit

Welke onderwerpen zijn nog meer behulpzaam om thuis aan te pakken en met elkaar te delen? Wat zijn leuke thema's die ons helpen meer tijd te besteden aan dingen die ertoe doen?

Lean op het werk 1: Lean werkdruk

Werkdruk is belangrijk om te kunnen presteren. Teveel of te hoge werkdruk natuurlijk niet. Als je te weinig te doen hebt, dan zal je niet in flow werken en minder gemotiveerd zijn je werk te doen. Juist een scherp gedefinieerd en uitdagend werkpakket zal je motivatie geven. Een Lean werkdruk is de juiste werkdruk om kwaliteit te leveren voor de betreffende taak. Vaak wordt ook wel flow genoemd. Zeg de juiste druk om juiste focus te hebben en voldoende tijd om ook kwaliteit te leveren.

Om Lean te kunnen werken, plan je tijd in om verbeteringen te kunnen realiseren en proactief te kunnen zijn. Werkdruk is nodig om focus te hebben en om verbetermogelijkheden zichtbaar te maken. Stel je wil een project een week eerder gereed hebben, wat is daar dan voor nodig? Het kan nuttig zijn je regelmatig zo’n vraag te stellen om verbetermogelijkheden te vinden.

 

Teveel werkdruk blokkeert verandering. Wat kun je doen om een optimale werkdruk te hebben?
Veranderen begint al met beeldvorming en definitie. Juist werkdruk is voor een ieder anders, en verschilt ook per type taak. Hoe iemand de werkdruk ervaart, hangt van diverse factoren af. Doe een analyse van je werksituatie op basis van onderstaande factoren kun je de werkdruk optimaliseren:

·       Jouw functie
Juist de functie en de werkprocessen zijn een bron van werkdruk. Onduidelijkheid in verantwoordelijkheden, de beschikbare tijd voor een taak en duidelijkheid over kwaliteitsvereisten zijn een aantal voorbeelden die teveel werkdruk kunnen geven. Ook aspecten als kwaliteit van planning, structuur in het werk en mandaat zijn factoren die werkdruk bepalen.

·       Jouw werkomstandigheden
De omstandigheden waar binnen het werk uitgevoerd wordt, zoals veeleisende klanten, baanzekerheid, flexibiliteit in tijden, kwaliteit van leidinggevende en samenwerking met collega’s.

·       Jij als persoon
Belangrijke individuele vaardigheden zijn: perfectionisme, ambitie, verantwoordelijkheidsgevoel, assertiviteit, mentale belasting, oog voor details, ruimte om besluiten te nemen. Als je teveel werkdruk ervaart, dan zijn dit vaardigheden om aan te werken.

·       Jouw taak
Per taak kun je keuzes maken hoe deze aan te pakken. Door goed te plannen en het werk voor te bereiden kun je timeboxen en het ineens goed uit te voeren. In de voorbereiding zit ook het definiëren van het doel en het bepalen van de aanpak en werkwijze. Door het in kleine stukken te knippen, krijg je snel te zien of het effectief is.

Wat kun je met elkaar doen aan werkdruk?
Zowel qua perceptie van werkdruk als met de feitelijke werkdruk kun je elkaar enorm helpen. Tijdens dag- en weekstarts kun je elkaar helpen om balans te houden en het werk optimaal te verdelen en bij te sturen. Sommigen nemen juist veel te veel verantwoordelijkheid en pakken teveel taken op. Ze blijven werkzaamheden uitvoeren zonder af en toe zich af te vragen of het wel de juiste actie of aanpak is. Andere kunnen uitgedaagd worden om iets extra’s op te pakken.

Tot slot: Kies de structuur die bij je past!
Vanzelfsprekend mag iedereen een andere opvatting hebben. Zeker rondom werkdruk is het wel uitermate serieus om tijdig keuzes te maken. Zeker collega’s jonger dan 28 jaar en ouder dan 40 lopen extra risico’s. Zeker als je richting wil geven aan je werk, dan maak je een deel van je tijd vrij om aan verbeteringen te werken. Ik hoop dat je als lezer er concrete punten hebt gelezen waar je iets mee kunt. Mocht je feedback en tips hebben, laat ze dan zeker weten!

 

Lean voor thuis 10: Top 10 verspillers

Wanneer is een taak wel of geen verspilling? Je zou kunnen zeggen alle tijd die je verspilt met zaken waar jezelf eigenlijk geen tijd aan wilt besteden. De tijd die je stopt in taken die geen waarde voor je toevoegt, is verspilling. Natuurlijk kun je een hobby van die bezigheden maken of je ontspanning erin zoeken, maar is het daadwerkelijk hetgeen je tijd aan wilt besteden? Het vraagt om soms wat radicaler te denken en het ter discussie te stellen.

De meest praktische aanpak is om even na te gaan waar de meeste tijd aan besteed wordt en vast te stellen of het wel of geen waarde voor je toevoegt. Je kunt de taken dan verdelen naar een drietal categorieën:

1.      gewenste tijdbesteding is, de zogenaamde value add, is prima

2.      taken die geen waarde toevoegen en die je toch moet doen, kun je bedenken of je het kunt verrijken of tijd kunt beperken

3.     taken die geen waarde toevoegen en die je eigenlijk echt verspilling zijn, kun je bedenken of je ermee kunt stoppen, kun je iemand anders vragen of kun je automatisch laten doen zoals bijvoorbeeld met een robot grasmaaier of robot stofzuiger.

Ik dacht zelf ook maar zo’n lijstje te maken met taken die geen waarde toevoegen, om te zien wat ik er nog aan kan doen om de tijd te verminderen of juist meer waarde uit te halen.

Taak die veel tijd kost en geen waarde toevoegt	Verbeteractie
·         Huis opruimen en poetsen	·         Afspraak maken dat iedereen zijn/haar eigen spullen opruimt ·         Hulp in de huishouding overwegen ·         Robot stofzuiger aanschaffen
·         Boodschappen	·       De kinderen pakken zelf diverse levensmiddelen waardoor we eerder klaar zijn en zij eigenschap nemen in wat op bord of brood komt ·       Eerder op de dag of juist om 12:00 omdat het dan minder druk in de winkel is
·         Eten koken	·        Aantal dagen maaltijden selecteren die met minimale bereidingstijd bereid kunnen worden
·        De was opruimen, wassen, strijken en opruimen	·         De kinderen vragen zelf de schone was terug te leggen
·       Wegbrengen van de kinderen naar sport	·         Carpoolen met andere ouders
·         Cadeaus voor feestjes kopen	·         Kinderen zelf cadeaus laten kopen voor kinderfeestjes ·         Meer gezamenlijke cadeaus voor verjaardagen kopen
·         Tuinieren	·         Robot maaier aanschaffen
·         Folders uitzoeken	·         Folders regelmatig direct weggooien
·         Grote en kleine klusjes	·         Mijn vader vragen

We zijn juist op zoek naar verbeteracties die je direct kunt doen en veel effect hebben. Door regelmatig op zoek te gaan naar verbeterpotentieel, worden de ideeën steeds beter. Een goede voedingsbodem voor verbeteringen scheppen wordt in het Japans ‘nemawashi’ genoemd. Je moet natuurlijk wel lef hebben om het te veranderen. Maak het daarom niet te groot en probeer gewoon uit of het je helpt. Als het experiment slaagt, heb je er voordeel van en als het niet werkt ben je weer een ervaring rijker.

Mocht je verder willen gaan, weet dan dat er allerlei verschillende typen verspillingen zijn. Verspilling is eenvoudig te herkennen, want je irriteert je er meestal aan. Voorbeelden zijn  wachten in de wachtrij voor een kassa, onnodig heen en weer moeten lopen, zoeken naar sleutels. Hieronder zie je de verschillende soorten verspillingen. 

Tot slot: Kies de structuur die bij je past!
Vanzelfsprekend is het iedereen vrij om het leven te leven dat hij of zij wil. Sommigen blijven met een botte bijl hakken en zijn er erg druk mee. Dan is het zeker handig om toch af en toe erover na te denken of het niet anders kan. Het nadeel van te vaak naar verspillingen kijken, is dat je het steeds vaker ziet als er verspilt wordt. Zorg er dus voor dat het niet doorslaat en dat er voldoende aandacht gaat naar wat je wel aandacht wilt geven. Vast en zeker dat bewuste keuzes hierin een bijdrage leveren aan je gevoel van geluk!