Lean maakt wendbaar 1: Gezamenlijke lange termijn focus

Maakt Lean organisaties juist wel of juist niet wendbaar? Vaak wordt Lean geassocieerd met teveel standaardisatie, en dat kan nadelig werken voor de wendbaarheid van een organisatie.

Mijn collega Rogier Dekker en ik hebben de overtuiging dat Lean juist de wendbaarheid vergroot en agility brengt.

Organisaties hebben steeds meer te kampen met de druk om continue te veranderen door drivers als effecten van ICT, mondialisering, druk om sociaal te ondernemen en een dynamische klantvraag. Er gebeurt zoveel in de omgeving wat enorme impact heeft op de organisaties, dat alle organisaties snakken naar de broodnodige wendbaarheid. Veel organisaties hebben geïnvesteerd in Lean, en kunnen dit nu kapitaliseren door Lean optimaal in te zetten. Lean maakt organisaties wendbaar. Een factor is het hebben van een gezamenlijke focus.

In Lean termen wordt de langere termijn focus the true north genoemd. Met dit echte noorden  wordt bedoeld dat het langere termijn doel van de organisatie zo scherp als mogelijk bepaald moet worden en vervolgens vertaald naar alledaagse herkenbare doelen, zodat alle personen in de organisaties weten hoe zij kunnen bijdragen aan dit doel.

Het bepalen van de true north wordt Hoshin Kanri  genoemd. Het Japans voor 'kompasnaald voor verandering'. Professor Yoji Akao stelde rond 1950 als uitgangspunt dat ieder persoon een specialist is in zijn of haar werk, en dat juist het effectief benutten van het vermogen van deze individuele personen, het collectieve vermogen, het succes van de organisatie bepaalt.

Juist al die vermogens van alle individuele personen is nodig om wendbaar te zijn. Daarvoor moeten zij wel de juiste richting van de organisatie kennen om dagelijkse te juiste keuzes te maken.

Hoshin kanri zorgt voor juiste focus op alle niveaus
Veel organisaties hebben veel baat bij een periodiek proces om de visie, missie en strategische doelstellingen opnieuw vast te stellen. De kwaliteit van dit proces en ook hoe het proces uitgevoerd wordt, bepaald hoe wendbaar een organisatie is.
Belangrijke factoren hiervoor zijn:

• Generiek overzicht met een eenduidige cascadering
  Er zijn verschillende modellen voor zoals OGSMT en A3 om de cascadering strategische visie naar afdelingsdoelstellingen concreet te maken. Flexibiliteit ontstaat als deze cascadering ondersteunt bij aanpassing van de koers.
• Medewerkers betrokken bij strategievorming Door alle betrokkenen te betrekken bij het vertalen van strategie naar concreter dagelijkse doelstellingen, ontstaat naast begrip ook een diepgaand inzicht in wat belangrijk is voor de eigen doelstellingen en ook van andere personen en van de organisatie als geheel.
• Voldoende diepgang Voldoende overdenken van de cascadering van de doelstellingen is belangrijk om een kwalitatief overzicht te krijgen. Dit kan worden bereikt door vanuit verschillende perspectieven de doelstellingen door te nemen, gebruik van de x-matrix, of te werken met what-if scenario’s. Ook kan een tijdreis gemaakt worden en een krant te maken voor over 2 a 3 jaar of een omschrijving van ‘een dag in het leven van’, waarin heel concreet gemaakt wordt wat de nieuwe strategie tot gevolg heeft.
• Verankering en visualisatie In de strijd met de waan van de dag is het belangrijk om de cascadering  goed te verankeren en zichtbaar te maken. Veel organisaties die met Lean werken, zetten de cascadering centraal in de dag- en weekstart. Tegenwoordig wordt ook veel gebruik gemaakt van video om heel duidelijk te maken
• De juiste strategische projecten
  De keuze van de juiste strategische projecten is belangrijk om de strategische visie richting en focus te geven. Met behulp van de x-matrix kan uitgewerkt worden of de grotere projecten ook daadwerkelijk de succesfactoren en doelstellingen nastreven.

Wat zie je in de dagelijkse praktijk?
Een wendbare organisatie heeft het vermogen op juiste moment haar doelstellingen aan te kunnen passen, waarna alle personen in die organisatie dit kunnen vertalen naar de juiste actie om de verandering succesvol te realiseren. Het cascaderen van gezamenlijke langere termijn visie naar doelstellingen, helpt de organisatie aan de inzichten om besluiten voor acties te kunnen nemen.
Dit is de eerste blog in een reeks van 5 blogs, welke als vervolg op bijgaande blog kunnen worden gelezen.

Veranderen doe je zo.......! - Veranderen met methoden als Lean, Prince2 óf MSP !

Veranderen is dingen anders doen dat je eerder deed. Het kunnen dus kleine aanpassingen zijn, maar ook kun je het over een hele andere boeg gooien. Er zijn verschillende methoden en tools die je kunnen helpen bij het veranderen. In dit artikel zet ik drie scholen die het veranderproces structureren, naast elkaar: Lean (Six Sigma), Prince2 en MSP (Managing Succesfull Programmes).

Wat zijn Lean, prince2 en MSP eigenlijk?
Lean, Prince2 en MSP zijn alle drie die erop gericht zijn om veranderingen te realiseren. Ze zijn allen gebaseerd op best practices uit de praktijk. Deze beste manier van werken is vastgelegd en principes, processen, thema’s en tools, waardoor het zowel manieren van denken zijn als heel praktisch handvatten geven om het werk te doen. Alle drie kennen ze ook verschillende niveaus van een basistraining tot een gevorderde training. Het trainingsmateriaal is gericht op het in de praktijk toepassen en de gevorderde trainingen vragen ook oefening in de praktijk. Alle niveaus kennen ook certificering, waardoor er ook een wereldwijd eenzelfde taal gesproken wordt. Er zijn diverse methoden om het gedrag van mensen tijdens veranderingen te kunnen begeleiden. Deze drie methoden zitten allen meer op de organisatiekant van de verandering en geven structuur aan de verandering. Ze kunnen een basisaanpak vormen waarbinnen andere wat meer softere methoden toegepast kunnen worden.

Waarom zou je methoden als Lean, Prince2 en MSP gebruiken?
Ze helpen om een gezamenlijke taal te hebben om elkaar te begrijpen en met elkaar te kunnen samenwerken. Dit speelt niet alleen in internationale projecten, maar ook tussen organisatie en/of in klant-leverancier-relaties. Veranderingen gaan nogal eens gepaard met emoties en dan is het belangrijk om structuur en houvast te hebben om alle betrokkenen op een juiste manier te laten samenwerken. Er wordt vaak ook kritisch naar veranderingen gekeken en dan is het des te belangrijker om een eenduidige manier van werken te hanteren.

Waar kun je methoden als Lean, Prince2 en MSP het beste voor gebruiken?
De methoden hebben hun eigen achtergrond en toepassingsgebied. Hierna een aantal kenmerkende verschillen.
• Prince2 is bedoeld voor projecten die producten oplevert. MSP is bedoeld voor programma’s die capabilities ontwikkelt om benefits te realiseren. Lean is bedoeld voor proces- en organisatie-verbetering om meer kwaliteit en productiviteit te bereiken.
• Lean is gericht op het continue verbeteren van de huidige situatie in de richting van de langere termijn visie. Prince2 en MSP zijn juist meer gericht op afgebakende producten of capabilities die nieuw ontwikkeld moet worden. In een Six Sigma -project kan de Prince2-methode prima toegepast worden als projectmanagement.
• Lean en MSP zijn beide bericht op het duurzaam bereiken van de gewenste situatie waarbij de beoogde resultaten ook daadwerkelijk behaald worden. Prince2 daarentegen richt zich voornamelijk op het adequaat opleveren van nieuwe ontwikkelingen afgebakend in gedefinieerde producten.
 
Hoe ontwikkelen de methoden zich?
Ook al bestaan deze methoden al eind vorige eeuw, staan deze methoden niet stil qua ontwikkeling. Hierna een aantal ontwikkelingen.
• Binnen Lean Six Sigma heb je ook een methode die zich richt op verandering te weten Design for Lean en Design for Six Sigma. De basis gedachten van Lean en Six Sigma worden dan op toekomstige situaties toegepast. Steeds meer Lean-tools worden ook ingezet in bij customer experience.
• Binnen Prince2 is er ook een richting die zich speciaal richt op Prince2 van Agile-projecten. Lean en Prince2 worden dan geïntegreerd toepast op IT-ontwikkeling.
• Waar MSP de context van Prince2 omschrijft, zijn methoden als SAFe (Scalled Agile Framework) en LeSS (Large-Scale Scrum) bedoeld om ook de governance van agile-werken vorm te geven.

De methoden zijn zoals gezegd best practices, maar blijf zeker voldoende gezond verstand gebruiken om het gericht toe te passen. De gereedschapskist waar een organisaties uit kunnen putten wordt steeds rijker. Het toepassen van de juiste methoden maakt het verschil om succesvol te kunnen zijn nu en in de toekomst.