Het wiel moet blijven draaien

Iedereen herkent het wel: er wordt hard gewerkt om iets binnen de organisatie te veranderen, maar na verloop van tijd valt men terug in het oude gedrag. Met als gevolg een stilstand in ontwikkeling. En dat terwijl de verbetering zichtbaar een probleem oploste.

Het terugvallen in een oude situatie is helemaal niet zo verwonderlijk. Mechanica leert ons dat alle machines of systemen onderhevig zijn aan degradatie en slijtage. In diverse wetenschappen keert een systeem terug in de zogenaamde ‘steady state’, het  evenwicht waarin het systeem oneindig zou kunnen doordraaien. Sport leert ons dat je moet blijven trainen om op niveau te blijven. Dat leert ons eigenlijk dat er altijd nieuwe prikkels nodig zijn om tenminste op niveau te blijven en dus niet terug te vallen in het oude patroon. Is het continu geven van nieuwe prikkels daarmee de sleutel tot een duurzame verandering?

In de verbetercyclus (PDCA) is het uitgangspunt dat er activiteiten plaatsvinden om een nieuw kwaliteitsniveau te bereiken, en vast te houden. De vraag of deze maatregelen duurzaam zijn, is gezien de bovengenoemde natuurwetten makkelijk te beantwoorden: we hopen van wel, maar dat blijft een continue uitdaging. De PDCA-cyclus wordt vaak afgebeeld met een `wedge`, die het wiel ervan weerhoudt terug te rollen.  Deze wedge noemen we ‘standaardisatie’. Mike Rother stelt in zijn artikel Time To Retire The Wedge  dat deze standaardisatie helemaal niet werkt. Hij stelt dat het wiel moet blijven draaien om niet terug te rollen. Alle energie die in de wedge wordt gestopt is zonde van die energie.

Vergelijk het eens met een hellingproef, een geliefd en gehaat onderdeel van vele autorij-examens. Als je de auto op een helling stilzet, heb je de handrem nodig om stil te blijven staan. Immers, wanneer je het gaspedaal weer indrukt laat je per definitie de voetrem los en rol je terug. Maar als je de auto niet stil zet, en in plaats daarvan blijft rollen, heb je de handrem niet eens nodig.

Maar hoe blijft het wiel draaien?
Door het periodiek herijken en aanscherpen van doelstellingen wordt steeds weer nieuwe energie geactiveerd. Er kunnen weer experimenten gedaan worden en zo wordt er continu verbeterd. Op bedrijfsniveau stel je heldere doelstellingen, ook wel de true north genoemd. Op individueel niveau worden vervolgens doelstellingen gesteld voorbij de kennishorizon. Op alle niveaus is het belangrijk dat de visie verder gaat dan het gestelde doel, en dat het doel de ambitie stimuleert om acties te ondernemen of om activiteiten nauwgezet te blijven ondernemen. Door het continu streven naar het volgende level blijft de blik naar boven gericht en ben je in staat om continu te verbeteren. Verder is het cruciaal om de werkwijze regelmatig te evalueren. Juist dat zorgt voor weer nieuwe verbeterdoelen en dat houdt het verbeterwiel draaiend.

Deze blog is gezamenlijk opgesteld door Sander van Beek Change consultant bij a.s.r. en Olaf van Arkel Management consultant Lean bij KPMG.