Vorig jaar schreef ik een blog over Lean lichaamsgewicht en wat moet ik bekennen… ik was weer een aantal kilo’s aangekomen. Was er dan toch iets mis met mijn aanpak?
In Lean termen ontdekte ik ongeveer tien jaar geleden het 'Out of Control Action Plan' (OCAP) en moest daar direct weer aan denken. De methode OCAP is ontwikkeld in 1988 door Tom Bassett in een Philips-fabriek in the US. Het doel van Six sigma is om processen in control te houden binnen de regelgrenzen. Zeker in geval van machines of IT is dit goed vast te leggen, maar juist in processen met menselijke activiteiten een uitdaging.
Juist het inslijten van nieuw of gewijzigd gedrag is lastig en voor iedereen een uitdaging. Daarom is het zo krachtig om te definiëren wanneer het OCAP ingaat en wat je dan gaat doen. Voorbeeld is het op tijd inbellen in een dagstart, wat ook zo’n terugkerende uitdaging is. Stel je spreekt af om met elkaar op tijd te komen, dan verwaterd dat weer. Out-of-control geeft aan dat er echt wat moet gebeuren. Bijv. als een persoon meerdere keren te laat komt, of meerdere deelnemers te laten komen. Je zou dan bespreekbaar kunnen maken of de afspraak nog steeds door iedereen gedragen wordt of iemand het woord gegeven wat diegene doet om altijd op tijd te zijn. De één had een alert aangepast naar 5 minuten voorafgaand aan de dagstart en een ander had een timer op de mobiel tijdens werkdagen ingesteld.
Ik ging dus weer vaker op de weegschaal staan, en direct weer bewuster eten en meer kleinere porties. Na enkele dagen van analyse, bleek dat de waan van de dag weer actief was geweest en ik had te weinig structuur en focus om deze tegen te gaan. Er was dus meer focus en aandacht nodig in mijn dagpatroon. Gelukkig valt het reuze mee om de draad weer op te pakken.
Dit roept wel de vraag op of ik het OCAP anders moet formuleren of andere KPIs moet kiezen. Als ik eerlijk ben, wist mijn onderbewuste het al langer, maar was ik bewust niet op de weegschaal gaan staan. Ik had wederom weer een externe prikkel nodig om me dat te beseffen.
Juist die externe prikkel is dus belangrijk om te organiseren. Niet voor niks zijn in kwaliteitssystemen audits bedacht of een andere manier is steeds feedback van de klant blijven vragen. Ik houd me dus aanbevolen aan slimme tips die me wapenen om voldoende bij de les te blijven om tijdig te kunnen bijsturen voor het weer te laat is.
Tot slot: Kies de structuur die bij je past!
Het eerder kunnen bijsturen en jezelf bij de les houden, kun je dus doen met een OCAP die je steeds verder aanscherpt om in control te blijven. Vanzelfsprekend gun ik iedereen geluk en misschien gaat dit je te ver. Het staat je vrij om er eens zo over na te denken.
