Lean maakt wendbaar 4: Slagvaardige dagelijkse besturing

De Atlantische zeilvis kan een lengte bereiken van 315 centimeter. De vis heeft een opvallend grote rugvin, tot twee maal hoger dan het lichaam van de vis, met 48 tot 53 zachte stralen. Hierdoor verkrijgt de zeilvis een grote wendbaarheid onder water, terwijl de vin ook als rem kan dienen.

In onze eerste drie blogs beschreven mijn collega Rogier Dekker en ik drie factoren beschreven die de wendbaarheid van een organisatie vergroten. De vierde factor die we zien versterkt alle eerder genoemde, namelijk een slagvaardige dagelijkse besturing waardoor de andere factoren nog meer tot haar recht komen en de beoogde voortdurende verbetering wordt gerealiseerd. In de dagelijkse besturing komt de slagvaardigheid van een organisatie tot uitdrukking: alle mensen hebben juiste focus, mogen en kunnen proactief zijn en worden in staat gesteld het maximale uit beschikbare tijd en middelen halen. Lean operational management gaat uit van een slagvaardige dagelijkse besturing. Er zijn een aantal factoren die de wendbaarheid stimuleren:

1. Verantwoordelijkheden helder belegd
   De structuur van de organisatie moet duidelijk zijn, want dan hebben de mensen duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is en wat je van andere collega’s mag verwachten. Duidelijke en goed belegde verantwoordelijkheden zorgen ervoor dat er doorgepakt kan worden omdat mensen hun eigen autonomie hebben om te experimenteren en ook zelf besluiten kunnen nemen.
2. Afstand topmanagement tot werkvloer
   Het topmanagement moet signalen van de werkvloer kunnen oppikken om de juiste besluiten te nemen. Juist een korte afstand met de werkvloer zorgt ervoor dat de juiste besluiten ook snel en adequaat genomen kunnen worden. Doordat het management weet wat er speelt, worden ook de juiste initiatieven genomen om de processen op de werkvloer adequaat te verbeteren.
3. Juiste besturingsinformatie is beschikbaar
   Een derde factor om adequaat te kunnen handelen is de beschikbaarheid van juiste stuurinformatie. Als deze informatie voor handen is, dan kunnen collega’s snel en adequaat tot een oordeel komen en ook daarna op basis van feiten beslissen. Beslissingen die genomen goed onderbouwd zijn, hebben ook meer draagvlak en worden sneller geïmplementeerd.

Wat zie je in de dagelijkse praktijk?
Een wendbare organisatie heeft een hoog ritme in het experimenteren, adequaat analyseren, beslissen en uitvoeren van acties die nodig zijn om succesvol te zijn. Er is ook een korte afstand tussen management en werkvloer zorgt voor deze hoge kloksnelheid. Medewerkers worden dagelijks gemotiveerd en geholpen door collega’s en management om succesvol te zijn. Juist door deze motivatie zorgt ervoor dat de skills en vaardigheden van collega’s benut wordt om slagvaardig te handelen.

Rogier en Olaf

Dit is de vierde blog in een reeks van 5 blogs....welke als vervolg op bijgaande blog kunnen worden gelezen. De eerste blog gaat in op de driver van het hebben van een gezamenlijke langere termijn visie en de tweede blog over de factor externe oriëntatie en bereidwilligheid om te anticiperen op de klantvraag. De derde blog gaat in op de continue focus op klantwaarde en eenvoud.

Lean maakt wendbaar 3: Continue focus op waarde en eenvoud

Een zeearend heeft een vleugelspanbreedte van 2 tot 2,5 meter. Een zeearend kan 4 maal beter zien dan een mens en daardoor op 300 meter een vis zien zwemmen. Een zeearend is enorm wendbaar in de lucht en met zijn scherpe zicht kan hij zijn prooi eenvoudig uit het water halen.

In de eerste blogs hebben mijn collega Rogier Dekker en ik uiteengezet waarom een gezamenlijk langere termijn doel en de mate waarin een organisatie extern georiënteerd is en bereidwillig te veranderen, drivers voor wendbaarheid zijn. In deze 3de blog gaan we in op het vermogen om continu focus te hebben op waarde en eenvoud.

Veel organisaties weten dat het belangrijk is, maar toch lukt het niet om focus te houden op klantwaarde en eenvoud. Vaak zijn er allerlei interne problemen die de waan van de dag bepalen. Om wendbaar te zijn moet die continue focus om klantwaarde zo eenvoudig als mogelijk te leveren er zijn, nu en in de toekomst. Juist diverse Lean-methoden helpen om de dagelijkse focus hierop te richten.

1. Focus op klantwaarde op afdelingen en in projecten In de afdelingsbesturing en in projecten moet de focus liggen op klantwaarde. Alle initiatieven en projecten moeten daarop gericht zijn. De waan van de dag is sterk, maar Lean-tools als klantarena, KANO-model, Customer Journey Mapping leveren juist houvast om de focus te richten op klantwaarde.
2. Proces staat centraal en wordt dagelijks verbeterd De collega’s die in het proces werken, kennen hun verantwoordelijkheden, rol en bijdrage in het proces. Zij zijn in staat (zelfstandig) value stream analyses te maken van hun werkprocessen. Doordat processen bekend zijn bij alle stakeholders, zijn zij in staat problemen te zien, deze op te lossen en daarmee het proces dagelijks te verbeteren. Hierbij worden de Lean operationeel management technieken toegepast.
3. Verbeterideeën na geslaagd experiment succesvol implementeren In de organisatie worden veel experimenten gedaan om de processen te verbeteren. Verbeterideeën worden ingebracht, waardoor men elkaar inspireert om te verbeteren. Doordat er veel experimenten gedaan worden, is de organisatie in staat om verbeterideeën adequaat te beoordelen op impact en effect en succesvol te implementeren. Het succesvol implementeren vraagt om militaristische precisie. Het moet adequaat werkzaam en behulpzaam zijn in het dagelijks werk.
4. Processen en IT zijn eenvoudig en klantgericht, en kunnen succesvol verbeterd worden De processen en zeker ook de geïmplementeerde IT bepalen in grote mate de wendwaarheid van de organisatie. De flexibiliteit hiervan, door deze eenvoudig te houden en makkelijk te kunnen aanpassen, bepaalt hoe snel een organisatie bijvoorbeeld andere producten of services kan leveren. Door transparantie en eenvoud van processen zijn medewerkers in staat veranderingen succesvol te implementeren.

Wat zie je in de dagelijkse praktijk?
In een wendbare organisatie staan de processen en IT centraal en kennen alle betrokkenen de karakteristieken van de processen. Er is dagelijks inzicht en focus om klantwaarde te leveren op een eenvoudige wijze. Men kent de huidige performance en is in staat om de impact van veranderingen adequaat in te schatten. Ook weet men welke invloeden een positieve of negatieve bijdrage hebben. Doordat er continu aandacht is voor het verbeteren van het proces en er veel experimenten uitgevoerd worden, weet men hoe implementaties van veranderingen optimaal verlopen. De impact van eventuele issues na implementatie kunnen adequaat opgevangen worden.

Dit is de derde blog in een reeks van 5 blogs....welke als vervolg op bijgaande blogs kunnen worden gelezen. De eerste blog gaat in op de driver van het hebben van een gezamenlijke langere termijn visie en de tweede blog over de factor externe oriëntatie en bereidwilligheid om te anticiperen op de klantvraag.

Rogier Dekker en Olaf van Arkel