Lean en Agile maken organisaties wendbaar; een hype of een trend?

Om succesvol te zijn, is het belangrijk om het verschil tussen hypes en trends te herkennen en deze trends en hypes te benutten. Inspringen op hypes kan succes brengen, maar dan moet dat wel heel snel gebeuren. De meeste organisaties richten zich op trends en baseren daar hun business model op.

Noodzaak om flexibeler te worden
De basis voor Lean is begin 1900 gelegd als dé manier van verbeteren. Toyota veranderde in 1937 van leverancier van weefgetouw naar een automobielgigant. Deze transformatie kon alleen plaatsvinden door continu te verbeteren. Alle organisaties krijgen vroeg of laat te maken met een druk om te veranderen. Niet alleen kwaliteitsexperts werken met Lean, maar steeds meer functiegroepen. Lean kan dus gezien worden als een megatrend, een trend die langer dan 30 jaar duurt. Waarom is dat?

Druk om continu te veranderen groeit
De druk om steeds sneller te veranderen wordt wereldwijd in alle sectoren steeds groter. Dit komt door:

1.     Business modellen en daarmee omzet en kosten staan onder druk door effecten van mondialisering. Steeds weer moet gezocht worden naar mogelijkheden om de producten en diensten tegen zo laag mogelijke kosten te leveren.

2.     Groeiend belang om sociaal verantwoord te ondernemen en de eisen die de maatschappij en in het bijzonder de overheid daarin stelt.

3.     Groei van technische mogelijkheden zoals software, data en connectiviteitsmogelijkheden, maken steeds meer mogelijk qua productiemethoden en klantbenadering. Als bedrijf moet je hierop inspelen en tijdig de juiste aanpak kiezen en deze kunnen executeren.

4.     Strijd om klantloyaliteit wordt steeds heviger doordat de klantvraag steeds dynamischer wordt. Daarnaast worden de klantcontacten steeds intenser qua beleving en speelt emotie een steeds grotere rol.

Lean maakt organisaties wendbaar
Lean is geen wonderolie, maar wel een bewezen methode om een organisatie flexibiliteit en wendbaarheid (agility) te bieden, gebaseerd op onder andere de volgende vijf drivers:

1.     Gezamenlijke lange termijn focus
Alle schakels van de organisatie streven doelstellingen na die bijdragen aan het gezamenlijke organisatiedoel. Er is een visie waar het bedrijf naartoe gaat (true north) en de organisatie is in staat om de eerstvolgende doelstelling zelf te stellen. Geen langdurende projecten, maar kort cyclische veranderingen.

2.     Externe blik en veranderbereidheid
Feedback uit de omgeving wordt opgepikt om de activiteiten van de organisatie tijdig bij te sturen. Er is reflectievermogen nodig om de feedback te kunnen beoordelen, en hierin de juiste keuzes te maken.

3.     Continue focus op eenvoud
De processen van de organisatie staan centraal en alle energie is erop gericht om het primaire proces te verbeteren, zodat de output naar de klanten verbetert.

4.     Slagvaardige dagelijkse besturing
Verantwoordelijkheden zijn duidelijk belegd en afgestemd op wat meerwaarde heeft voor de klant. Wijziging van doelstellingen leidt direct tot actie in de organisatie door effectief performance management en dagelijkse operationele besturing.

5.      Slagvaardige samenwerking
Lean is een manier van denken en werken die iedereen in de organisatie zich eigen kan maken. Juist een gezamenlijke taal zorgt voor slagvaardigheid in samenwerking.

Of je Lean nu als trend of als hype ziet, de komende jaren is het ‘here to stay’. Het is dus belangrijk om als organisatie, als supply chain of als vakman Lean te benutten om wendbaar en daarmee succesvol te zijn. Lean maakt je wendbaar!

Lean voor thuis 3: Probleemoplossing met stroom

Regelmatig gaat er iets kapot en dan moet dat gemaakt worden. Zo af en toe een lampenbolletje is prima te doen, maar we hebben ook wel eens te maken met problemen die niet een-twee-drie te verhelpen zijn. Dat vraagt dan ook om een fundamentele probleemanalyse. Hierbij twee voorbeelden waarbij een scherpe probleemstelling en de juiste expertise tot een oplossing leiden.

De stroom valt regelmatig uit.
De aardlekschakelaar onderbrak regelmatig de stroom meestal tussen 5:00-6:00 uur, en enkele keren rond 16:30 uur. De aardlekschakelaar in de meterkast vergelijkt de inkomende en de uitgaande stroom in het huis. Als die stromen niet gelijk zijn, dan onderbreekt de aardlekschakelaar direct de stroomtoevoer voor onze veiligheid.

Doordat keer op keer de stroom onderbroken werd, ging ik uitzoeken welke groep het moest zijn. Het bleek de groep van de cv (centrale verwarming)-installatie te zijn. In alle gevallen was het huis donker en koud. Ik was inmiddels ervaren in het realiseren van een workaround, namelijk de cv-installatie aansluiten op een andere groep met een verlengsnoer. Meestal zo’n half uur later kon de cv-installatie weer zonder problemen op de groep aangesloten worden. Wisselend van stop bracht ook geen soelaas. Aanvankelijk dachten we dat de betreffende groep de oorzaak zou zijn, omdat dit een vrij oude is en de andere groepen geen problemen gaf met de Cv-installatie. We vroegen een installatiebedrijf naar de meterkast te kijken. Toen de expert de uitgebreide probleemschets hoorde, wist hij het direct: een printplaatje van de cv moest vervangen worden. Gelukkig had hij die bij zich en kon het direct verholpen worden. Het lag dus niet aan de groep, maar aan het de cv.

De stroomschakelaar is defect
De dimmer die tevens een belangrijke schakelaar is voor de hoofdverlichting was defect, waardoor we het licht niet meer aan en uit konden doen. Dit was niet zo gek, omdat deze zeer intensief gebruikt wordt en omdat het een handige hotelschakeling is zodat je op tweed plaatsen het licht aan en uit kunt doen. de kinderen die ook zelf bedienen. Omdat deze in hotelverband staat was het een eerste gok om te onderzoeken of de dimmer kapot was of de schakelaar aan de andere zijde. De dimmer bleek inderdaad de veroorzaker te zijn. Ik zocht direct op internet naar zo’n hallogeendimmer en met hotelschakeling en kwam tot het inzicht dat deze met 75 euro best prijzig is. Omdat ik het direct wilde oplossen en niet op de pakketpost wilde wachten, ging ik naar de speciaalzaak. Daar bleek helaas en misschien gelukkig geen dimmer met hotelschakeling voorradig te zijn. De specialist vertelde me dat de zekering in de dimmer ook de veroorzaker kan zijn. Hij gaf me het advies de zekering te vervangen. Deze zekering kostte 66 eurocent, en bleek ook de oorzaak. Deze kon eenvoudig vervangen worden door aan het rode plastic te trekken.

Kaizen: Gestructureerde probleemoplossing met feiten en juiste expertise
In beide voorbeelden heb ik zelf een eerste probleemanalyse gedaan om scherper beeld te krijgen wat er nu precies speelde. Uiteindelijk waren toch echte experts nodig om tot de oorzaak te komen. In beide gevallen bleek de eerste oplossing die zich aandiende toch niet de echte oorzaak te zijn. De experts deden een scherpere analyse en kwamen ook met goedkope en snel realiseerbare oplossingen die ook de echte oplossing bleken te zijn. Een van de kenmerken van Lean werd weer duidelijk: met adequate probleemoplossing is de oplossing snel en goedkoop te realiseren!

Tot slot: Kies de balans die bij je past!
Natuurlijk is het aan een ieder om een balans te vinden tussen zelf oplossen en het betrekken van specialisten. Laten deze voorbeelden je helpen je klussen adequaat aan te pakken!

Lean voor thuis 2: Boodschappen doen

Velen denken dat Lean alleen bedoeld is om efficiëntie na te streven. Niets is minder waar. De basis voor Lean is juist waarde voor de uiteindelijk klant te creëren en in geval van alledaagse activiteiten ben je zelf de klant. Het is dus des te belangrijker keuzes te maken om met activiteiten die geen waarde toevoegen te stoppen en juist activiteiten die wel waarde toevoegen te koesteren. Hierna volgt een aantal praktische tips en inzichten die je hopelijk meer waarde kunnen bieden.

1.      True north: Naar welke winkel?
In Nederland is er veel keuze in verschillende supermarkten en winkels. Je kunt boodschappen online bestellen, je hebt reguliere supermarkten en je hebt speciaal zaken. Afhankelijk van je levensdoelen maak je een keuze wat belangrijk is in je levensbehoefte. Velen gaan ook naar meerdere winkels. Eten is een primaire levensbehoefte en het koken en eten is een belangrijke verbinding in een gezin. Deze uitgangspunten bepalen in grote mate welke boodschappen je wanneer en op welke manier gaat doen. Je zult een balans moeten vinden in type levensmiddelen (bijv. vegetarisch), keuze assortiment (bijv. biologisch, duurzaamheid), kosten, en ook de tijd die je erin wilt stoppen. In Lean-termen is dit de true north die zo belangrijk is om de juiste keuzes te maken.

2.      SIPOC: Waar doen we het voor?
Het boodschappen doen is eigenlijk een onderdeel van een groter proces, namelijk het proces van voeding (eten en drinken). We doen boodschappen om de periode erna onszelf en ons gezin te kunnen voeden. De winkels of supermarkten die je kiest zijn de leverancier. Het doel van boodschappen doen is het in voldoende mate verzorgen van voeding.

3.      Voice of the customer: Wat wil je en je gezin volgende week eten?
Als je voor meerdere personen boodschappen gaat doen, dan zal je de wensen moeten kennen. Waarmee kun jij je eters (delighters) verrassen en welke boodschappen moeten tenminste meegenomen worden (dissatisfiers). Een gezamenlijke boodschappenlijst kan dan wonderen doen. De vraag nog even stellen voordat je gaat, geeft ook veel goodwill. Als je de wensen goed kent, dan kun je ook de juiste hoeveelheden bepalen.

4.      KANBAN: En in welke hoeveelheden?
Er is weinig verschil in het vaste aantal boodschappen dat je in een normale week haalt. Wel is er de tip om van sommige levensmiddelen een minimale voorraad te hebben en die steeds weer aan te vullen. Ik denk bijv. aan een reserve pak koffie, of aantal wc-rollen, of een tube tandpasta. Zo'n reservering (bakje of plaats) wordt ook wel Kanban genoemd. Daarnaast zijn echter afhankelijkheden die de hoeveelheid boodschappen beïnvloeden, zoals gasten die mee-eten, uit eten gaan, een keer extra friet, een verjaardag. Dit zijn allemaal afwijkingen op de reguliere hoeveelheden. Het is goed deze afwijkingen ten opzichte van reguliere consumptie te kennen.

5.      KPI-boom: Wanneer is het boodschappen doen succesvol?
Een belangrijke vraag die niet iedere dag hetzelfde is, en voor iedereen anders te beantwoorden is. Hoeveel tijd is beschikbaar? Gaan er kinderen mee? Hoe belangrijk zijn kosten voor je? Hoe belangrijk zijn de juiste ingrediënten om de maaltijd te maken? Allemaal factoren die meespelen, maar wel bepalen hoeveel en hoe je afwegingen je maakt in de winkel.

6.      First time right: Hoe doe jij de boodschappen?
Veel mensen doen regelmatig boodschappen in een bekende winkel en weten vrij eenvoudig hun boodschappen te vinden. Sommigen lopen ook regelmatig te zoeken en komen er bijvoorbeeld later pas achter dat ze iets anders willen eten en dan dus ook andere boodschappen daarbij nodig hebben. Een goede tip is toch om vooraf te bedenken wat je wilt eten en ook de folder met aanbiedingen te bekijken. Dit voorkomt bij prijsjeskopers het risico om weer terug te moeten. Vaak ligt de folder ook voorin de winkel.

7.      Flow: Hoe optimaliseer je het vervoer?
De boodschappen gaan normaal gesproken in een tas, doos of kratje om vervoert te worden. Een tip is om de spullen die in een zelfde kast, koelkast of vriezer moeten bij elkaar op de band te leggen, en vervolgens ook bij elkaar in dezelfde tas, doos of kratje te doen. Dit alles natuurlijk dusdanig snel dat zowel kassière en andere klanten die in de rij staan versteld staan van de snelheid waarmee dat gebeurd. Bij thuiskomst kan het dan ook met minimale beweging in de kast gezet worden.

8.      Reflectie: Was het boodschappen doen succesvol?
Stel je regelmatig deze vraag. Loop ook regelmatig de kassabon eens door en beoordeel wat je van te voren had willen komen, wat dat uiteindelijk geworden is.  Andere manier kan zijn om toch bij te houden welke boodschappen je eigenlijk vergeten bent en je meer geluk hadden gebracht. Laten die momenten, weer een mooi begin zijn om jouw beste manier van boodschappen doen te verbeteren.

Tot slot: Kies de structuur die bij je past!
Ieder gezin zal het proces en aanpak moeten kiezen die bij je past. Laat het proces van boodschappen doen ook een proces zijn dat waarde toevoegt aan je gevoel van geluk!

Lean voor thuis 1: Kleding sorteren

Lean richt zich vaak op het oplossen van problemen op te lossen, maar er zijn ook een aantal hulpmiddelen om problemen te voorkomen en afwijkingen snel te detecteren. Lean kan goed toegepast worden in alledaagse activiteiten en zeker activiteiten die weinig waarde toevoegen aan welvaart of het geluk.

Het verzamelen van kleding voordat je de wasmachine kunt aanzetten is daar een voorbeeld van. Tijd gaat verloren doordat alle kamers afgelopen moet worden of er nog ergens was ligt, de was gesorteerd moet worden per kleur en de controle of alle zakken leeg zijn. Het Lean hulpmiddel 6S kan toegepast worden op het proces van kleding verzamelen tot wassen in de wasmachine.

S1.Sorteren, Sort of Seiri
De eerste stap van 6S is bedoeld om alles wat je niet nodig hebt op te ruimen, omdat dit afleid en problemen kan veroorzaken. Bij het kledingwassen kun je bepalen of de gedragen eigenlijk wel gewassen moet worden, of eigenlijk weggegooid moet worden. Een tweede tip is om direct de zakken te controleren dat er geen spullen onbedoeld mee de was in gaan.

 

S2. Schikken, Set in order, Seiton
De tweede stap is bedoeld om orde aan te brengen op de werkplek of in het proces. In het voorbeeld van kledingwassen kun je een aantal wasmanden kiezen zoveel verschillende wassen je draait. Stel je wast witte, gekleurde (bonte), rode en donkere was, stel dan 4 wasmanden op, zodat de vieze was direct in de juiste wasmand gegooid kan worden. Je weet ook direct wanneer er gewassen kan worden bijvoorbeeld als de wasmand halfvol is een kort wasprogramma en helemaal vol een heel wasprogramma.

 

S3. Schoonmaken, Shine of Seisō
De derde stap is bedoeld om de werkplek of onderdelen daarvan schoon te maken. Dit gebeurd ook wel eens voor stap 2. Ook zo in het voorbeeld van het kledingwassen is het verstandig om natte was van bijv. zwem- en sportkleding niet in de wasmand te doen. De was zit soms enkele dagen in de wasmand en dan loop je risico dat het weer erin komt. Daarom is het handig om naast de wasmanden een droogrekje te hebben om de was te laten drogen.

S4. Standaardiseren, Standardise, Seiketsu
De vierde stap is bedoeld om het proces steeds identiek uit te voeren. Vaak is het opschrijven al een eerste stap, maar er kunnen juist ook andere slimme maatregelen genomen worden. Zo kan ook dit beste proces van verzamelen van kleding opgeschreven worden. Een tip qua standaardisatie is om de wasmanden altijd in de zelfde volgorde te zetten en ook zo dat als iemand een wasmand verkeerd zit de schade beperkt blijft, vandaar de eerder genoemde volgorde. Hieronder is gekozen om gekleurde wasmanden te gebruiken. 

S5. Veiligheid, Safety, Anzen
De vijfde S is eigenlijk een vreemde eend in de bijt. Oorspronkelijk waren er 5S-en en deze is later toegevoegd. Veiligheid is een belangrijk aspect van de inrichting van werkplekken en processen. Misschien wel veel belangrijker dan alle anderen. In het voorbeeld van kledingwassen kun je afspreken wie de zware wasmanden naar beneden of naar boven draagt.

 

S6. in Stand houden, Sustain of Shitsuke
De zesde en laatste S is er een van volhouden. Dit is ook verreweg het lastigste. De basis hiervoor is met alle betrokkenen alle andere S-en goed bespreken zodat iedereen snapt hoe de beste werkwijze werkt en waarom die nodig is. Vervolgens kan op gezette tijden iemand uit te team controleren of de werkwijze nog goed werkt. Dit wordt ook wel in het japans Kamishibai genoemd. In het voorbeeld van kledingwassen kun je er bijvoorbeeld weer eens over hebben als de kamers weer vol kleren liggen of de verkeerde was in de wasmanden zit, of als blijkt dat er spullen toch onbedoeld mee gewassen zijn, of nog beter is af en toe complimenten te geven als de beste manier van werken uitgevoerd wordt.

 

Kies de structuur die bij je past, maar pak irritatie direct aan!
Ieder gezin zal het proces en aanpak moeten kiezen die bij je past. Ook kan de ruimte een beperking zijn. Mocht je irritaties hebben, bepaal dan of je de beste manier van werken gebruikt in plaats van je er steeds aan te blijven irriteren.